De zaakvoerder die een simpele vraag niet kon beantwoorden
We zaten samen met de zaakvoerder van een Belgisch interieurbouwbedrijf - 40 jaar actief, een werkplaats vol machines, werk genoeg op de planning. We stelden wat een makkelijke vraag had moeten zijn:
“Welke van je projecten brengen het meeste geld op?”
Hij kon het niet zeggen. Niet omdat hij een slechte ondernemer is - hij is net een heel goeie. Maar omdat het antwoord verspreid zat over drie Excel-exports die nog nooit in dezelfde kamer waren geweest. Uren in de ene. Materiaalkosten in de andere. Gefactureerde totalen in de boekhouding. Geen van allen het eens over een projectcode.
Hij is geen uitzondering. Dit is de standaardtoestand van zowat elk projectbedrijf in bouw en schrijnwerk. Ze weten dat ze globaal winstgevend zijn. Ze hebben geen idee welke projecten het bedrijf dragen en welke het stilletjes leegtrekken.
Dat is een gevaarlijke manier om een bedrijf te runnen. Dus bouwden we Postcalc.
”We bekijken de cijfers later wel”
Elke bouw- of schrijnwerkbaas heeft het al gezegd. Een project rondt af, er voelt iets niet juist aan de marge, en de belofte valt: “Ik bekijk de cijfers later wel.”
Later betekent: exports met de hand verzoenen. Uurboekingen per werknemer per dag uit het ene systeem halen. Aankoopfacturen uit een ander matchen. Die naast wat je effectief factureerde leggen. De projectcodes fixen die niet overeenkomen. Gokken naar de boekingen die op de verkeerde plek belandden.
Het zijn uren werk voor één enkel project. Dus gebeurt het voor de drie grootste jobs van het jaar, áls het al gebeurt - lang nadat het weten nog iets had kunnen veranderen.
Voor de rest draai je op buikgevoel. Je offreert de volgende keuken zoals de vorige, want die “voelde oké.” Je blijft een bepaald type werk aannemen omdat je het altijd al deed, zonder ooit te merken dat het elke keer opnieuw verlies draait.
De nacalculatie - waar elke boekhouder over zaagt - is het nuttigste cijfer in een projectbedrijf. En bijna niemand doet het, want met de hand is het een ramp.
De data bestaat al. Dat is net het frustrerende.
Dit is wat het oplosbaar maakt: je produceert de data die je nodig hebt allang zelf.
Je bedrijfssoftware - OneTwo, Geodynamics, Exact Online - exporteert ze al. Arbeidsuren, geboekt per werknemer. Aankopen en materiaalkosten. Verkoop en facturatie. Het staat er allemaal, in Excel, nu meteen.
Het probleem was nooit ontbrekende data. Het probleem is dat de exports niet met elkaar praten:
- Verschillende projectcodes in elk bestand
- Verschillende datumformaten
- Uren in de ene structuur, aankopen in een andere, omzet in een derde
- Boekingen die op het verkeerde project belandden, of op geen enkel
Dat met de hand verzoenen is de hele reden dat nacalculatie niet gebeurt. Haal die wrijving weg, en plots kan élk project een echte winst-en-verliesrekening krijgen. Dat is exact wat we weghaalden.
Wat Postcalc echt doet
Postcalc is een platform dat de Excel-exports die je al maakt omzet in rentabiliteit per project. Geen nieuwe data-invoer. Geen vervanging van je bestaande systemen.
De workflow:
1. Upload je exports. Drop de Excel-bestanden uit OneTwo, Geodynamics of Exact Online. Uren, aankopen, verkoop - wat je systeem ook produceert.
2. Postcalc verzoent alles. Het leest elk bestand, koppelt elke rij aan het juiste project en normaliseert de niet-overeenkomende codes en datumformaten. Uren, materiaal en omzet kloppen eindelijk tegenover hetzelfde project.
3. Er komt een echte winst-en-verliesrekening uit. Voor elk project: omzet, loonkost, materiaalkost en de werkelijke marge in euro’s en procent. Gesorteerd van slechtste naar beste, zodat de verliesposten als eerste opvallen in plaats van te verdwijnen in het gemiddelde.
4. Anomalieën worden gemarkeerd. Een werknemer met 200 geboekte uren op een offerte van 80 uur. Een aankoop zonder gekoppeld project. Een job gefactureerd onder de eigen kostprijs. Postcalc brengt de dingen naar boven die stilletjes je marge kapotmaken, in plaats van ze te laten verdwijnen in een jaartotaal.
5. Je zoomt in. Klik door naar elk project, tot op de individuele uurboeking, en zie exact waar de tijd en het geld naartoe gingen.
Gebouwd met een echte werkplaats, niet in een vergaderzaal
We ontwierpen Postcalc niet vanuit een lijstje features. We bouwden het samen met De Laere Decor in Wevelgem - een interieurbouw- en maatmeubelbedrijf met vier decennia totaalprojecten achter de rug.
Ze hadden alles wat een goed bedrijf hoort te hebben: vakmensen, een serieuze werkplaats, gestage vraag. Wat ze niet hadden, was een helder zicht op welke projecten echt renderden. De data leefde in exports die elkaar nooit ontmoetten. Dus lieten we die exports één vraag beantwoorden - heeft dit project geld opgebracht? - voor elk project, niet alleen de paar die ze met de hand konden checken.
Dat is onze hele aanpak. We bouwen geen software voor softwaremensen. We bouwen ze voor de baas op de werkplaatsvloer, met de rommelige praktijkexports die hij echt heeft, om de vragen te beantwoorden die hij echt stelt.
Waarom ERP dit niet heeft opgelost
“Maar ERP-systemen doen toch nacalculatie,” zegt er altijd iemand. Klopt. Ze willen er ook een budget van zes cijfers bij, een jaar implementatie, en het vervangen van elke tool die je al hebt.
Voor de meeste schrijnwerk- en bouwbedrijven is dat een non-starter. Ze gaan OneTwo of Exact Online niet eruit gooien en iedereen heromscholen voor één rapport.
Postcalc begint aan de andere kant. Het gebruikt wat je al hebt. De exports bestaan al. Je uploadt ze, Postcalc verzoent ze, en je krijgt het antwoord - deze week, niet volgend jaar. Geen migratie, geen rip-and-replace, geen discovery-workshop.
Probeer het
Run je een bouw- of schrijnwerkbedrijf en heb je ooit “ik bekijk de cijfers later wel” gezegd over de marge van een project? Dan is Postcalc voor jou.
Exporteer vorige maand uit je systeem. Upload het. Kijk hoe je projecten zichzelf sorteren van slechtste naar beste marge. De projecten die je verrassen zijn net diegene die je moest zien.
Je hebt de data al. Postcalc laat je ze eindelijk lezen.
Postcalc is gebouwd door glue.blue - hetzelfde team achter Konvoi, QueryLoop en Panelloop. We bouwen AI-aangedreven tools voor bedrijven die echt werken.