Konvoi: elke vrachtwagen, elke chauffeur, elk document.
Het probleem: een transportvloot draait op papierwerk dat je niet mag kwijtspelen
Een transportbedrijf rijdt geen bedrijfswagens. Het rijdt trekkers, opleggers, bakwagens, bestelwagens en werfvoertuigen — en elk daarvan sleept een pak verplichtingen mee waar een wagenpark met personenwagens nooit over moet nadenken.
Tachograafgegevens die op vaste termijnen van het voertuig én van de bestuurderskaart moeten, en bijgehouden worden. Inschrijvingsbewijzen, verzekeringsattesten, technische keuringen, ADR-papieren en vervoersvergunningen, elk met een eigen vervaldatum. Rij- en rusttijden waar een controleur langs de weg naar kan vragen. Tankkaarten die maandelijks vijf cijfers uitgeven over een tiental stations. Rondgangen die elke ochtend zouden moeten gebeuren en meestal op een klembord belanden.
Eén ding missen is geen administratief detail. Een verlopen keuring haalt het voertuig van de baan. Een ontbrekende tachodownload is een boete bij de volgende controle. Een onopgemerkte afwijking op de tankkaart is geld dat elke week het bedrijf verlaat.
De harde cijfers:
- Wagenparkbeheerders verliezen 15-20 uur/maand aan documentadministratie
- Foutpercentage bij handmatige invoer: 8-12% — met betalingsfouten en discussies met chauffeurs tot gevolg
- Gemiste keuringsdeadlines = voertuigen van de baan = omzetverlies
- Brandstof is doorgaans de grootste kostenpost van een transportvloot
Konvoi is gebouwd om de hele operatie te runnen, niet één hoekje ervan.
Wat Konvoi echt is
Konvoi is een platform voor vlootoperaties in transport, logistiek en utilitaire vloten. Het koppelt aan de trackers die al in je voertuigen zitten, haalt de documenten binnen die je vloot genereert, houdt bij wie wat gereden heeft, boekt je brandstof, en maakt van een rondgang een dossier dat je aan een controleur kan geven.
Bestelwagens, vrachtwagens, opleggers, werfvoertuigen. Geen bedrijfswagens.
Het Konvoi dashboard: vlootgezondheid, live voertuigstatus, kostentrends, deadlines en activiteit — alles in één oogopslag.
Features in detail
1. Live telematica — Ruptela en Transics, zonder middleware
Konvoi praat met de telematica die je al draait. Niet via een broker, niet via een middleware-abonnement — via ingebouwde integraties die een workspace-beheerder zelf instelt.
Ruptela (TrustTrack): plak je TrustTrack API-sleutel in de instellingen en verbind. Konvoi valideert ze live en haalt daarna posities, rithistoriek en voertuigsignalen op in een cyclus van vijf minuten. De voertuigimport leest merk, model, VIN en nummerplaat rechtstreeks uit je Ruptela-objecten, zodat een vloot onboarden een selectiescherm is en geen Excel-oefening.
Transics (TX-Connect / TX-DCC): in twee richtingen. Konvoi importeert vloot, toestellen en telemetrie via TX-Connect, en duwt genormaliseerde voertuigstatus om de twee minuten terug in TX-DCC voor de dispatchers die daar de hele dag in zitten. Wat via het ene kanaal binnenkomt, wordt nooit via het andere teruggestuurd — die beveiliging zit in de integratie zelf.
- Live locatie en telemetrie voor elke bestelwagen en vrachtwagen
- Automatische kilometerstanden, rithistoriek en inzetgraad per voertuig
- Provider-onafhankelijk onderliggend: telemetrie wordt één keer genormaliseerd en overal hergebruikt
- Geozones en gekende locaties geïmporteerd bij de provider, ontdubbeld tegen je eigen plaatsen
2. Tachograaf — de downloads die je wettelijk moet doen
Tachograafgegevens zijn niet optioneel. De voertuigunit moet ongeveer om de 90 dagen uitgelezen worden, bestuurderskaarten ongeveer om de 28, en de bestanden moeten minstens een jaar bewaard blijven. In de meeste vloten betekent dat iemand met een downloadsleutel naar de stelplaats rijdt en hoopt dat de vrachtwagen er staat.
Konvoi doet die downloads op afstand en archiveert ze automatisch. Chauffeursbestanden en voertuigbestanden komen bij de juiste chauffeur en het juiste voertuig terecht, met de bewaartermijn die meeloopt op de achtergrond in plaats van in iemands hoofd.
- Remote tachograaf- en bestuurderskaart-downloads, geen rit naar de stelplaats
- Chauffeurs- en voertuigbestanden gearchiveerd bij het dossier waar ze horen
- Automatische archivering voor de wettelijke bewaartermijn
- Rij- en rusttijden beschikbaar naast de rest van de voertuiggegevens
3. Compliance-documenten — niets verloopt stilletjes
Inschrijvingen, verzekeringsattesten, technische keuringen, ADR- en gevaarlijkegoederenpapieren, rijbewijzen, vervoersvergunningen, facturen, tankbonnen, boetes. Upload het, mail het door, of laat het binnenkomen via een intakekanaal — de AI van Konvoi classificeert het, haalt de velden eruit en archiveert het bij het juiste voertuig of de juiste chauffeur.
- 9+ documenttypes automatisch herkend
- OCR + AI-extractie voor elke scan, foto of PDF, in het Nederlands en het Frans
- Automatische koppeling aan het juiste voertuig en de juiste chauffeur
- Vervalopvolging zodat attesten en keuringen gesignaleerd worden vóór ze verlopen
- Onzekere resultaten gemarkeerd voor menselijke review — geen blinde automatisering
Voertuigkenmerken die niet op een formulier staan — ADR-uitrusting, datum van tachokalibratie, op welk tankkaartnetwerk de vrachtwagen zit, of hij dispatch-klaar is — leven als eigen velden op het voertuig, en zijn filterbaar en rapporteerbaar zoals al de rest.
Het leest rommelige scans, scheef genomen foto’s en gefaxte papieren. Wat vier uur duurde, duurt nu vier klikken.
4. Chauffeuropvolging — wie reed wat, en wanneer
Konvoi houdt de koppeling tussen chauffeur en voertuig bij als een geschiedenis in de tijd, niet als één veld met de huidige stand. Vraag wie op 14 maart in die trekker zat en er is een antwoord, mét herkomst: een manuele toewijzing, een sessie van de bestuurderskaart, een Transics-chauffeurssessie of een tankkaarttransactie.
Komt er een boete of een schadegeval binnen, dan wordt die automatisch gekoppeld aan wie op dat moment het voertuig had.
- Tijdsgebonden chauffeur ↔ voertuig-toewijzingen, volledige historiek bewaard
- Herkomst van elke toewijzing geregistreerd, zodat je weet waar de koppeling vandaan komt
- Chauffeurssessies overgenomen van de telematicaprovider, niet ingetypt
- Elke chauffeur krijgt een wachtwoordloos portaal: zijn voertuig, zijn documenten, zijn boetes, zijn deadlines
- Boetes en deadlines gaan naar de verantwoordelijke chauffeur zonder dat iemand moet bellen
5. Brandstof — elke liter gekoppeld en afgetoetst
Tankkaartleveranciers sturen een machineleesbaar transactiebestand mee met de factuur. Konvoi parst die bestanden deterministisch — geen AI, geen gok, betrouwbaarheid 1.0 — zodat hetzelfde bestand altijd op dezelfde manier geboekt wordt.
AS 24 (TotalEnergies), UTA, IDS, Romac, DKV, Q8 en Total worden alle ondersteund. Machineleesbare exports worden native ingelezen tegen een kolomindeling, inclusief de Nederlandstalige en Franstalige contractvarianten van hetzelfde blad, met de brandstoflijnen gescheiden van Telepéage- en Maut-tol en van dienstenlijnen. Alles wat een chauffeur je op papier meegeeft loopt door de documentpijplijn — de tankbeurt komt nog altijd bij het juiste voertuig en de juiste chauffeur terecht, alleen via OCR.
Het interessante gebeurt daarna. Elke kaarttransactie wordt afgetoetst aan de telemetrie van het voertuig zelf: stond de vrachtwagen op dat moment bij dat station, beweegt het tankniveau met wat de kaart zegt dat er getankt is, is er afstand die het volume verantwoordt. Afwijkingen worden gesignaleerd — en, minstens even belangrijk, de controles die Konvoi niet kon doen worden expliciet vastgelegd, zodat stilte nooit als een goedkeuring leest.
- Rechtstreekse, deterministische imports van AS 24, IDS en Romac
- Elke andere kaart of papieren bon verwerkt via de documentpijplijn
- Verbruik (l/100km) en uitgaven opgevolgd per voertuig en per chauffeur
- Kaarttransacties afgetoetst aan telemetrie, onverklaarde gaten in beeld gebracht
- Tollijnen automatisch afgesplitst in plaats van je brandstofcijfers te vervuilen
6. Voertuiginspecties — rondgang erin, rapport eruit
Een chauffeur loopt met zijn telefoon rond het voertuig. Begeleide opname zorgt dat elk vereist zicht ook echt gefotografeerd is en dat elke foto scherp, goed belicht en dicht genoeg genomen is — het volledigheidsprobleem is opgelost vóór de analyse begint.
Rondgangsinspectie: conditiescore, gebreken, waarschuwingslampjes en menselijke review — vanaf een telefoon op de koer.
Konvoi maakt daar een gestructureerd, getimestampt conditierapport van: schade gemapt op een vast voertuigframe, gebreken en notities rechtstreeks in het voertuigdossier, en een deelbare PDF. Dezelfde indeling dekt bestelwagens, bakwagens, trekkers en opleggers, zodat een opleggerinspectie geen auto-inspectie met het verkeerde schema is.
- Begeleide opname garandeert volledige dekking, werkt offline in de cabine
- Rijwaardigheids- en compliance-checks, niet enkel foto’s
- Schade gemapt op een gedeeld voertuigframe, paneel per paneel
- Gebreken stromen door in een workflow in plaats van te sterven op een klembord
- Human-in-the-loop review bij elke beoordeling — AI assisteert, mensen beslissen
Een echt Konvoi inspectierapport: conditiescore 95/100, voertuiggegevens, schademap en volledige fotodocumentatie.
Bekijk dit inspectierapport live: Live Konvoi Inspectie Voorbeeld
7. Verkeersboetes — één documenttype tussen de andere
Boetes zijn waar Konvoi begon, en ze zijn vandaag gewoon één uitkomst van de documentpijplijn. Een boete komt binnen, wordt geclassificeerd, gelezen, gekoppeld aan het voertuig, en toegewezen aan wie dat voertuig had op het moment van de overtreding. Gestructureerde mededelingen (OGM/VCS) en IBAN-validatie zitten er standaard in. Samenhangende boetes, dubbels, herinneringen en correcties worden gegroepeerd in plaats van drie keer verwerkt.
De cijfers van dat ene documenttype zijn de moeite waard, omdat ze het duidelijkst tonen wat de pijplijn met een manueel proces doet:
| Handmatig | Met Konvoi | |
|---|---|---|
| Kost per boete | ~€156 | ~€8 |
Dat is 87% minder, en dezelfde pijplijn doet hetzelfde werk met je inschrijvingen, je verzekeringsattesten en je brandstoffacturen — daar is alleen moeilijker een prijs per document op te plakken.
8. Incidentbeheer — van aanrijding tot claim
Upload een Europees aanrijdingsformulier en Konvoi haalt de gegevens en omstandigheden van beide partijen eruit, de impactpunten, de schadebeschrijvingen en de indicatoren voor schuldvaststelling, met 95%+ extractienauwkeurigheid. Fotodocumentatie, tijdlijnopvolging en verzekeringscoördinatie op één plek.
9. Total cost of ownership
Brandstof, tol, onderhoud, herstellingen, banden, verzekering, boetes, reiniging — elke kost gekoppeld aan het juiste voertuig, gecategoriseerd en in trend gezet.
Totale kostentracking: facturen, brandstofdocumenten en kostenopsplitsing per voertuig.
- Alle kosten gecategoriseerd en gekoppeld per voertuig
- Maandelijkse trendgrafieken en categorie-opstellingen
- Factuurbeheer met leverancier- en categoriefiltering
- Kostprijs per kilometer die weergeeft wat de vrachtwagen echt gedaan heeft
10. Partner API
Volledige REST API met scoped JWT tokens, webhook-notificaties en een OpenAPI spec. Documenten verwerken, voertuigen beheren, inspecties starten, incidenten afhandelen — allemaal programmatisch. Voor operatoren met een TMS of ERP dat het systeem van record moet blijven.
De cijfers die ertoe doen
| Metriek | Zonder Konvoi | Met Konvoi | Impact |
|---|---|---|---|
| Kost per boete | ~€156 | ~€8 | 87% reductie |
| Documentverwerking | 15-20 min per stuk | 10 seconden | 98% sneller |
| Extractienauwkeurigheid | 88-92% (mens) | 99,2% (AI) | Bijna perfect |
| Voertuiginspecties | 30-45 min papier | 5 min rondgang | 85% sneller |
| Maandelijkse admin-uren | 15-20 uur | 1-2 uur | 90% reductie |
| Compliance-gereedheid | Handmatig archiveren | Automatisch | Altijd audit-klaar |
ROI calculator
Konvoi heeft een ingebouwde ROI-calculator op hun site. Voor een typische vloot van 50 voertuigen met 100 maandelijkse documenten:
Handmatige kost: €750/maand vs Konvoi: €100/maand = €650 maandelijkse besparing, €7.800 jaarlijkse ROI, 87% kostenreductie.
Wie gebruikt Konvoi
Transport & wegvervoer (10-100 voertuigen)
Trekkers, opleggers en bakwagens, een handvol bedienden, en geen ruimte voor een voltijdse compliance-verantwoordelijke. Konvoi houdt de tachodownloads, de keuringsdata en het ADR-papierwerk van je bureau, en vertelt je waar welke vrachtwagen staat.
Logistieke operatoren (100-500+ voertuigen)
Je verplaatst vracht, geen papier. Telematica van Ruptela of Transics die in één platform toekomt, brandstof afgetoetst aan telemetrie over de hele vloot, en rondgangsinspecties die verder schalen dan een klembord draagt.
Utilitaire en werfvloten
Bestelwagens, kippers, kranen en speciaal materieel dat de dag op de werf doorbrengt. Toewijzingshistoriek, gebreken melden vanaf het terrein, en kostprijs per voertuig voor machines die niet in een leasingtabel passen.
Leasebedrijven en vlootdienstverleners
Vloten beheren voor klanten? De multi-tenant workspaces van Konvoi geven je geïsoleerde data, aparte facturatie en per-klant rapportage vanuit één account.
Prijzen
| Plan | Prijs | Wat inbegrepen |
|---|---|---|
| Starter | €99/maand | Tot 100 voertuigen, 120 documenten inbegrepen |
| Growth | €2/voertuig | Boven 100 voertuigen, 2 documenten per voertuig |
| Extra documenten | €0,80/document | Wanneer je het tegoed per voertuig overschrijdt |
Jaarlijkse facturatie bespaart 20%. 14 dagen gratis proberen. Geen kredietkaart nodig.
Beveiliging & compliance
- GDPR-conform: alle data versleuteld in rust en transit, geïsoleerd per workspace
- Human-in-the-loop AI: onzekere resultaten altijd gemarkeerd voor menselijke review
- Belgische standaarden: IBAN-validatie, gestructureerde mededelingen (OGM/VCS)
- Auditsporen: elke actie gelogd, elke toewijzing gevolgd, elk document geversioneerd
- Geharde sessies: kortlevende access tokens met roterende refresh, passkeys en TOTP, sessievergrendeling bij inactiviteit
- Telematica-credentials: versleuteld per workspace opgeslagen, nooit gedeeld tussen klanten
De technologie erachter
Konvoi is gebouwd door glue.blue. We hebben het volledige platform van nul ontworpen en gebouwd:
- Telematicalaag met ingebouwde Ruptela- en Transics-adapters op één genormaliseerd telemetriemodel
- AI/OCR-pijplijn getraind op echte Belgische vlootdocumenten (NL + FR)
- Deterministische parsers voor tankkaart-exports, zodat machineleesbare bestanden nooit bij een LLM belanden
- Computer vision voor begeleide rondgangopname en schademapping
- Multi-tenant SaaS-architectuur met data-isolatie per workspace
- REST API met OpenAPI spec, JWT auth en webhook events
Dit is geen wrapper rond ChatGPT. Wat deterministisch hoort te zijn, is deterministisch, en wat oordeel vraagt toont altijd zijn betrouwbaarheid.
Wat eruit voortkwam: Sluice
De documentintake-motor achter Konvoi — het stuk dat een mailbox, een scanner of een API-drop opvangt, classificeert wat erin belandt, de velden eruit haalt en het resultaat routeert — bleek ver buiten vloten bruikbaar. We hebben het als apart product afgesplitst: Sluice. Konvoi is nu een van zijn klanten: workspaces die via Sluice binnenkomen beheren hun intakekanalen daar, en het vlootplatform krijgt propere, gestructureerde documenten terug.
Aan de slag
Rij je nog met een downloadsleutel naar de stelplaats? Kom je er pas achter dat een keuring verlopen is wanneer de vrachtwagen aan de kant gezet wordt? Reken je je tankkaarten nog na in Excel?
Je vloot verdient beter.
Bezoek konvoi.ai en start je gratis proefperiode. Upload een document en kijk hoe de AI het in real time classificeert en extraheert — rechtstreeks op de homepage.
Eerst zien hoe het werkt? Bekijk de live demo — geen registratie nodig.