Sluice: elk document, één ingang
Geplaatst: 2026 | Categorie: Documentverwerking
De dinsdag waarop niets twee keer binnenkomt
Iemand loopt naar de Konica in de gang, legt een stapel facturen in de invoer en drukt op de groene knop. De scanner mailt een pdf van 60 pagina’s naar een gedeelde mailbox. Die mailbox wordt opgevolgd door een collega die met verlof is.
Ondertussen stuurt een leverancier een leveringsbon als foto, genomen onder een hoek. Een klant uploadt een contract via je website. Een partner duwt om 03:00 een batch over SFTP, want dan draait hun nachtelijke job. Je boekhouder stuurt zes pdf’s door met als onderwerp “fyi”.
Het is allemaal hetzelfde: een document van buiten dat gelezen, begrepen en ergens gezet moet worden. En het komt allemaal binnen via een andere deur, wordt behandeld door een andere persoon en belandt in een andere map.
De documenten zijn het probleem niet. De deuren wel.
Elke afzender kiest een andere deur. Wat erachter gebeurt, hoort identiek te zijn.
De verwerkingslaag die niemand wil bouwen
Elke backoffice bouwt dit vroeg of laat. Slecht, en twee keer.
Je begint met een mailregel. Dan wil iemand een scan-naar-map. Dan wil een klant een API. Dan loopt de mailbox vol en blijkt een document van maart nooit verwerkt te zijn, en niemand kan aantonen of het überhaupt is toegekomen.
De onderdelen zijn stuk voor stuk saai en stuk voor stuk verplicht:
- Een bestand aannemen via welk protocol de afzender ook toevallig gebruikt
- Het origineel bewaren, exact zoals ontvangen, voor altijd
- Een scan omzetten naar tekst zonder de opmaak te verliezen
- Uitzoeken welk soort document het is
- De velden eruit halen
- Een mens laten nakijken waar de machine twijfelt
- Het resultaat duwen naar het systeem dat het echt nodig heeft
Niemand krijgt opslag voor het bouwen daarvan. Iedereen heeft het nodig.
Hoe wij het dichtkleefden
Sluice is die laag, als product. Documenten komen binnen via veel protocollen, komen samen op één pijplijn, en gaan buiten als gestructureerde data, afgeleverd waar jij ze wil.
Één ingang. Elk kanaal loopt door dezelfde functie. Een webhook, een upload in de browser, een SFTP-drop, een FTP-drop, een scan-naar-mail rechtstreeks van de printer, een inbound e-mailadres, of een gepolde Gmail-, Outlook- of IMAP-mailbox. Zelfde pijplijn, zelfde audit trail, zelfde gedrag.
Het origineel blijft, altijd. Vóór er iets met een document gebeurt, worden de ruwe bytes weggeschreven naar content-adresseerbare objectopslag onder een datumpad, en nooit overschreven. OCR-resultaat, thumbnails en uitgelezen JSON leven apart, als afgeleide bestanden. Moet je ooit bewijzen wat een leverancier écht heeft gestuurd, dan staat dat er byte per byte.
Jouw taxonomie, niet de onze. Een workspace definieert zijn eigen documenttypes: een naam, wat classificatiehints en een veldenschema. De classificatieprompt wordt uit dat register gegenereerd. Er is geen ingebakken lijst documenttypes waar je je bedrijf naar moet plooien. Een factuur bij een notaris en een factuur bij een garage zijn niet hetzelfde document, en Sluice doet niet alsof.
Batchscans worden gesplitst. Drop een stapel van 60 pagina’s en de splitter bepaalt waar het ene document eindigt en het volgende begint, en toont je de paginagrenzen zodat je ze kan corrigeren voor er iets wordt weggeschreven. Lukt de analyse niet, dan wordt het als één document verwerkt. De pijplijn blokkeert er nooit op.
Extractie tegen een schema. Elk documenttype draagt zijn eigen veldenschema: tekst, getal, datum, boolean, keuzelijst. Verplichte velden die ontbreken blokkeren auto-goedkeuring in plaats van stil als null door te glippen. Correcties die je in review maakt zijn getypeerd en worden serverzijdig gevalideerd.
Een review-inbox voor de twijfelgevallen. Alles komt in één wachtrij met de documentweergave naast de uitgelezen velden. Goedkeuren, aanpassen, weigeren of opnieuw verwerken. Zet een betrouwbaarheidsdrempel en de propere gaan vanzelf door.
Aflevering hoort erbij. Bij goedkeuring vertrekt het resultaat naar de sinks die aan dat documenttype hangen: een HMAC-ondertekende webhook, een e-mail, een drop op een SFTP-map, of een push naar een S3-bucket. Jij kiest of de sink het bestand krijgt, een JSON-sidecar met de uitgelezen data, of allebei. Elke poging wordt gelogd en kan opnieuw. Liever zelf ophalen? Er is export naar CSV, XLSX en JSON.
Het blijft draaien. De pijplijn loopt duurzaam via Temporal met retrybeleid, en valt terug op inline verwerking wanneer Temporal er niet is. Binnenkomen wordt nooit trager omdat een worker een slechte dag heeft.
Wat dit anders maakt
Er bestaat een categorie: Parseur, Mailparser, Docparser, Rossum. Die zijn behoorlijk in e-mail erin en JSON eruit.
Sluice verschilt op de deuren en op de belofte.
Bredere ingang. Echte SFTP-, FTP- en SMTP-servers, waardoor scan-naar-map en scan-naar-mail rechtstreeks werken vanaf elk kantoortoestel. Konica, Xerox, Ricoh, de machine in de gang. Dat is de wig bij elke boekhouder, notaris, garage en kmo-backoffice die al een scanner heeft en niet van plan is om mensen anders te laten werken.
Onveranderlijke back-up als productbelofte. Geen bewaarinstelling. Het origineel wordt eerst weggeschreven en daarna nooit meer aangeraakt.
Bolt-on, geen bestemming. Er is een partner-API met OAuth2-koppeling per workspace, scoped tokens, return-webhooks en een client-package zonder dependencies, zodat een ander product Sluice-workspaces machine-to-machine kan aansturen met zijn eigen front-end.
Sluice wil niet het systeem worden waar je team in leeft. Het is de laag vóór het systeem waar je team al in leeft.
Waar het vandaan komt
Sluice is niet bedacht aan een whiteboard. Het is losgemaakt uit Konvoi, ons vlootplatform, dat per ongeluk een documentbus had gebouwd terwijl het verkeersboetes probeerde te verwerken. Vijf protocollen, één pijplijn, en een vlootspecifieke taxonomie aan het einde vastgeschroefd.
We trokken de bus eruit, verving de hardgecodeerde taxonomie door een configureerbare, herstelde een bug waarbij de OCR-pdf het origineel overschreef, en maakten er een product van. Konvoi is er nu klant van.
De laatste stap van elk document is aankomen waar iemand erop zat te wachten.
Voor wie dit werkt
Boekhouders en accountants. Klantendocumenten komen binnen via elke route ooit uitgevonden. Eén pijplijn, één reviewwachtrij, workspaces per klant die nooit door elkaar lopen.
Iedereen met een backoffice en een scanner. Notarissen, garages, transport, zorgadministratie. Scan naar een map zoals altijd. Die map is nu een pijplijn.
Productteams die verwerking nodig hebben, maar geen project. Koppel je app via OAuth2 aan een Sluice-workspace, duw documenten door, ontvang gestructureerde data op een return-webhook. Sla die zes maanden over.
Aan de slag
Nog altijd een gedeelde mailbox aan het bewaken? Kom je in november te weten dat er in maart iets is binnengekomen?
Bezoek sluice.glue.blue, richt één kanaal erop, en leg een stapel in de scanner.
Sluice is gebouwd door glue.blue - wij plakken oplossingen op problemen. Permanent.
Klaar om je documenten één ingang te geven? → Aan de slag → Contacteer ons
Geplaatst in: Documentverwerking, AI, Automatisatie, Integratie